Manual l Desvendando a Diretoria de Eventos

Manual: Desvendando a Diretoria de Eventos

Entenda como gerir uma Diretoria de eventos sem dor de cabeça!

Para quem gosta de criar networking, sem dúvida, eventos são ideais. Sejam eles de comemoração, trabalho, acadêmicos, religiosos, políticos, esportivos, musicais e até mesmo os de atlética.

Afinal, os eventos de atlética, quando se é universitário, acabam sendo a 8ª maravilha do mundo para quem gosta de farra. Com preços relativamente acessíveis, bebidas duvidosas que gostamos, música alta, roupas confortáveis e um espaço ideal para ser feliz nas próximas horas.

Para estimular você a criar esses eventos e deixar a galera feliz, e principalmente sentir-se realizado por entregar algo incrível, criamos este material para desmistificar algumas questões sobre a Diretoria de Eventos de uma atlética.

Continue a leitura, e eu garanto que você não vai se arrepender!

Afinal, o que é a Diretoria de Eventos de uma entidade acadêmica?

Uma diretoria de eventos de uma atlética é responsável por planejar, organizar e executar uma variedade de eventos para os membros da atlética e, muitas vezes, para a comunidade acadêmica em geral. Isso pode incluir desde festas e celebrações, como festas temáticas e comemorações de datas especiais, até eventos esportivos, competições, workshops, palestras e atividades sociais.

Os membros dessa diretoria geralmente trabalham em conjunto para garantir que os eventos sejam bem-sucedidos e atendam às expectativas dos participantes. Eles lidam com todos os aspectos do planejamento de eventos, incluindo reserva de locais, contratação de serviços, promoção, segurança e logística geral.

Além disso, a diretoria de eventos pode desempenhar um papel importante na angariação de fundos para a atlética, por meio da organização de eventos lucrativos. Esses eventos não apenas proporcionam diversão e entretenimento para os membros, mas também ajudam a fortalecer o espírito de comunidade dentro da atlética.

Responsabilidades da Diretoria de Eventos

Compete à Diretoria de Eventos:

1. Organizar eventos que representem sua entidade, inclusive cuidando dos trâmites legais, do orçamento e dos fornecedores para a execução dos eventos;

2. Conferir junto à Diretora Financeira o pagamento das empresas organizadoras e/ou fornecedoras do evento em questão;

3. Criar planilhas de orçamento de cada evento contendo as descrições mais detalhadas possíveis;

4. Zelar e trabalhar pela imagem da entidade, tanto na divulgação quanto na realização do evento;

5. Realizar, junto com a Diretoria de Marketing, a divulgação dos eventos promovidos pela entidade;

6. Negociar com outras entidades o empréstimo de itens e ajuda nos custos, quando necessário;

7. Buscar patrocinadores para a entidade nos eventos, a fim de atrair mais clientes e realizar ações de ativação;

8. Planejar e promover eventos próprios em parceria com outras entidades;

9. Firmar contratos para toda e qualquer contratação do evento, seja de fornecedores, atrações ou ativações em geral;

10. Solicitar apoio de outras diretorias para auxílio na promoção e realização do evento;

11. Definir um calendário anual e revisá-lo constantemente;

12. Zelar pelo patrimônio disponibilizado para o evento.

A importância de existir a Diretoria de Eventos

Ter uma diretoria de eventos em uma atlética é de suma importância por diversas razões:

1. Organização de eventos: A diretoria de eventos é responsável por planejar, organizar e executar uma variedade de eventos que promovem o engajamento e a integração entre os membros da atlética.

2. Fortalecimento da comunidade: Os eventos promovidos pela atlética proporcionam oportunidades para os membros se reunirem, interagirem e construírem relacionamentos, fortalecendo assim o senso de comunidade e pertencimento.

3. Diversificação das atividades: A variedade de eventos oferecidos pela atlética atende aos interesses diversos dos seus membros, proporcionando atividades recreativas, esportivas, culturais e sociais.

4. Promoção da imagem da atlética: Os eventos bem organizados e bem-sucedidos contribuem para uma imagem positiva da atlética dentro e fora da comunidade universitária.

5. Captação de recursos: Alguns eventos podem servir como fonte de receita para a atlética, seja através da venda de ingressos, patrocínios ou outras formas de financiamento.

6. Desenvolvimento de habilidades: A participação na diretoria de eventos oferece aos membros oportunidades de desenvolver habilidades de organização, liderança, comunicação e trabalho em equipe.

7. Integração com outras entidades: A diretoria de eventos muitas vezes colabora com outras entidades estudantis ou organizações externas, fortalecendo as relações e ampliando as oportunidades de cooperação.

Em resumo, uma diretoria de eventos bem estruturada e ativa desempenha um papel fundamental no enriquecimento da experiência dos membros da atlética, na promoção da sua imagem e no fortalecimento da sua posição dentro da comunidade universitária.

Como seria a organização hierárquica ideal

Sabemos que a realidade de cada atlética é diferente. Algumas tem muitos membros interessados, outras tem pouco. Nesse sentido, às vezes precisamos acumular mais de uma função a membros. Confira a baixo, a organização hierárquica ideal caso tenha membros suficientes para isso. Específicas, mas todos têm o objetivo comum de promover transparência, responsabilidade e confiança nas operações e atividades da entidade.

Acreditamos que o ideal para uma diretoria de eventos rodar sem muitos problemas seria composta por 1 Diretor de eventos + 5 membros. É importante ressaltar que usamos a palavra membro para justamente por ser uma palavra neutra. Troque para o termo que costumam usar em suas entidades.

Agora falando sobre funções, o Diretor de eventos seria o responsável para coordenar e verificar o andamento de todas as atividades para que o próximo evento saia conforme o esperado. Caso surja problemas mais sérios durante a execução e planejamento do evento, é ele que dará a cara tapa para ajudar o membro específico.

Já o membro de eventos voltada a atrações seria justamente a pessoa responsável para orçar atrações, negociar transportes, fechar contratos e dar suporte as contratadas. É importante ressaltar que esse membro assim como outros participam do evento como um todo e suas responsabilidades, seja no planejamento do evento, execução e até mesmo no dia do evento para a montagem e desmontagem. A diferença que a responsabilidade para encabeçar todas as atividades das atrações é esse membro.

Já o membro de eventos direcionada ao financeiro seria justamente para planilhar todos os orçamentos e fazer com que os outros membros e o Diretor respeite o valor dado como limite para gastar considerando todas as variáveis. Além disso, é responsável para tirar as licenças e alvarás.

Já os membros de eventos voltados a fornecedores serão responsáveis em orçar com os fornecedores necessários como bebidas, iluminação som, espaço e decoração. Por se tratar de muitos fornecedores, o ideal seria dividir igualmente os fornecedores para que não haja sobrecarga. Lembrando que essa tarefa só pode ser executada após a reunião de planejamento oficial do evento para ter um norte do que precisa ser pedido.

O membro de eventos destinado a parcerias seria justamente o membro para entrar em contato com empresas que fazem sentido estar em seu evento para fazer ativação de marca ou para fornecer algo em troca de marketing, por exemplo.

Perfil de Diretores de Eventos

Para ser um diretor de eventos de uma atlética, é importante possuir uma combinação de habilidades, características pessoais e experiências que permitam liderar com sucesso a organização e execução de eventos. Aqui estão algumas qualidades e habilidades essenciais que um diretor de eventos deve possuir:

1. Liderança: Capacidade de liderar uma equipe, delegar tarefas, motivar membros e tomar decisões eficazes.
2. Organização: Habilidade para planejar e coordenar eventos, gerenciar recursos, e lidar com múltiplas tarefas e prazos simultaneamente.
3. Comunicação: Capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz, tanto verbalmente quanto por escrito, com membros da equipe, fornecedores, patrocinadores e participantes dos eventos.

4. Criatividade: Capacidade de pensar de forma criativa para desenvolver conceitos de eventos originais, atraentes e memoráveis.
5. Resolução de problemas: Habilidade para identificar e resolver problemas rapidamente durante a organização e execução de eventos, encontrando soluções eficazes e adaptáveis.

6. Relacionamento interpessoal: Capacidade de construir e manter relacionamentos positivos com colegas de equipe, membros da atlética, fornecedores e outros parceiros envolvidos nos eventos.
7. Resiliência: Capacidade de lidar com situações de pressão e estresse, mantendo a calma e a eficiência em momentos desafiadores.
8. Visão estratégica: Capacidade de desenvolver e implementar uma visão estratégica para os eventos da atlética, alinhada aos objetivos e valores da organização.
9. Conhecimento técnico: Familiaridade com conceitos básicos de organização de eventos, como logística, marketing, orçamento, contratação de fornecedores, entre outros.
10. Comprometimento: Dedicação e compromisso com as responsabilidades do cargo, demonstrando interesse genuíno no sucesso da atlética e dos eventos promovidos por ela.

Ter uma combinação dessas habilidades e características pode ajudar um diretor de eventos a desempenhar suas funções de maneira

Opções de eventos para organizar

1. Sunsets:

Para aquela entidade que deseja fazer um rolê diurno para a galera da faculdade, as Sunsets são ideais para você. Como o próprio nome diz, são eventos que acontecem durante o pôr do sol. Esse tipo de evento normalmente começa pela manhã ou pelo começo da tarde e se estende até o anoitecer. É bem comum nesses eventos acontecerem dinâmicas e ativações que não aconteceriam em festas noturnas, como por exemplo, brinquedos infláveis, jogos etílicos que envolvam água ou frutas, piscininhas infláveis e até mesmo jogos de modalidades dependendo do espaço alugado. O melhor desse evento é que se a criatividade de quem está planejando o evento permitir, pode ser um rolê bem temático que ficará marcado na memória da galera.

2. Cervejadas:

Dependendo de onde você esteja no Brasil, você pode conhecer esse tipo de festa de um jeito. Alguns conhecem como choppada, outros como cervejada, outros como revoada, outros como rock, outros como balão, outros como rolê. Em resumo, esse tipo de festa acontece no período noturno e corre madrugada a solta. Esse tipo de festa é marcado por um investimento maior em atrações, LED, som e um menor investimento em decoração. Quanto a modalidade da bebida e as bebidas em si depende da atlética: ela pode ser uma festa open várias coisas ou um rolê só de ficha. A experiência da festa se resume em curtir os sets dos DJ’s com a galera, beber aquela bebida duvidosa até dizer chega e perambular pelo local para descobrir os conhecidos (e desconhecidos) que estão na festa. Talvez por experiência da redatora, vulgo eu, diria que são os rolês mais caóticos que se pode ir.

3. Campeonatos:

Esse tipo de evento é para aquelas entidades que amam aquele climinha saudável (rs) de jogos e ainda sim deseja que seus atletas ganham experiência jogando com outros atletas. Esse tipo de evento pode ser interno ou externo, ou seja, pode ser atletas da mesma entidade jogando contra si ou atletas de uma entidade jogando contra outras. Normalmente esse tipo de evento tem um custo menor do que os outros tipos de evento porque normalmente podem acontecer em lugares sem custo (como na própria faculdade ou lugares públicos) ou então em locais particulares com várias quadras. No caso de lugares particulares, um jeito de arcar com esse custo seria cobrar uma taxa de inscrição dos atletas que participarão do campeonato.Como o foco são os jogos, uma caixa de som é o suficiente para animar a galera durante os intervalos.

4. Eventos com finalidade beneficente:

Esse tipo de evento normalmente não tem padrões, mas tem o mesmo objetivo: arrecadar dinheiro ou alimentos para ajudar uma causa social. Tem entidades que realizam jogos e determinam que a inscrição dos atletas é com base em doação de alimentos; tem entidades que fazem festa e determinam que todo o dinheiro arrecadado será doado; tem entidades que montam um evento para um público necessitado para realizar checkups na saúde (medir pressão, fazer testes rápidos para diagnosticar alguma doença, medir o quanto de açúcar tem no sangue, etc) ou voltados a beleza (massagem, design de sobrancelha, limpeza de pele, corte de cabelo, etc); tem entidades que eventos online (lives) para vender rifas para arrecadar para alguma entidade, entre outros.

Esse foi nosso material base para estruturar sua Diretoria de Eventos. Se deseja acessar mais conteúdos que te ajudem no dia a dia da sua entidade pensando na área de eventos, acesse o link abaixo e veja nossos outros materiais.

Acesse aqui!