O que são eventos acadêmicos?
Eventos acadêmicos são os eventos feitos por entidades acadêmicas, produtoras de evento ou marcas em geral com o objetivo de compartilhar e gerar conhecimento de temas específicos ao seu público.
O conhecimento em si pode ser trabalhado por meio de relatos de experiências, divulgação de cases/trabalhos ou até mesmo por discussões de pesquisas publicadas.
O conhecimento em si pode ser trabalhado por meio de relatos de experiências, divulgação de cases/trabalhos ou até mesmo por discussões de pesquisas publicadas.
Qual a importância de realizar eventos acadêmicos?
Realizar eventos acadêmicos é fundamental por várias razões:
1. Compartilhar Conhecimento: Os eventos acadêmicos proporcionam um ambiente onde pesquisadores, acadêmicos e estudantes podem compartilhar suas descobertas, ideias e experiências. Isso contribui para o avanço do conhecimento em diversas áreas.
2. Networking: Esses eventos oferecem oportunidades valiosas para estabelecer contatos e construir redes profissionais. Isso pode levar a colaborações futuras, oportunidades de emprego e aconselhamento acadêmico.
3. Feedback: Apresentar o próprio trabalho em um evento acadêmico permite receber feedback construtivo de colegas e especialistas na área. Esse feedback pode ajudar a melhorar a qualidade da pesquisa e a identificar áreas para futuros estudos.
4. Visibilidade: Participar de eventos acadêmicos pode aumentar a visibilidade do trabalho de um pesquisador ou estudante, permitindo que ele seja reconhecido e citado por outros na comunidade acadêmica.
5. Desenvolvimento Profissional: A participação em eventos acadêmicos pode contribuir para o desenvolvimento profissional, oferecendo oportunidades para aprimorar habilidades de apresentação, comunicação e pensamento crítico.
6. Atualização: Eventos acadêmicos muitas vezes apresentam as últimas pesquisas e tendências em uma determinada área, permitindo que os participantes fiquem atualizados com o estado da arte em seu campo de estudo.
7. Motivação: A oportunidade de interagir com outros pesquisadores e acadêmicos que compartilham interesses semelhantes pode ser motivadora e inspiradora, incentivando os participantes a continuar seu trabalho e perseguir seus objetivos acadêmicos.
1. Compartilhar Conhecimento: Os eventos acadêmicos proporcionam um ambiente onde pesquisadores, acadêmicos e estudantes podem compartilhar suas descobertas, ideias e experiências. Isso contribui para o avanço do conhecimento em diversas áreas.
2. Networking: Esses eventos oferecem oportunidades valiosas para estabelecer contatos e construir redes profissionais. Isso pode levar a colaborações futuras, oportunidades de emprego e aconselhamento acadêmico.
3. Feedback: Apresentar o próprio trabalho em um evento acadêmico permite receber feedback construtivo de colegas e especialistas na área. Esse feedback pode ajudar a melhorar a qualidade da pesquisa e a identificar áreas para futuros estudos.
4. Visibilidade: Participar de eventos acadêmicos pode aumentar a visibilidade do trabalho de um pesquisador ou estudante, permitindo que ele seja reconhecido e citado por outros na comunidade acadêmica.
5. Desenvolvimento Profissional: A participação em eventos acadêmicos pode contribuir para o desenvolvimento profissional, oferecendo oportunidades para aprimorar habilidades de apresentação, comunicação e pensamento crítico.
6. Atualização: Eventos acadêmicos muitas vezes apresentam as últimas pesquisas e tendências em uma determinada área, permitindo que os participantes fiquem atualizados com o estado da arte em seu campo de estudo.
7. Motivação: A oportunidade de interagir com outros pesquisadores e acadêmicos que compartilham interesses semelhantes pode ser motivadora e inspiradora, incentivando os participantes a continuar seu trabalho e perseguir seus objetivos acadêmicos.
Portanto, realizar eventos acadêmicos não apenas beneficia os participantes individualmente, mas também contribui para o avanço do conhecimento em todo o campo acadêmico.
Como planejar e tirar um evento acadêmico do papel?
Assim como todo evento independente da finalidade e do nicho trabalhado, eventos acadêmicos também exigem organização e planejamento.
Apesar de não precisar contatar fornecedores de bebidas alcoólicas e não precisar de estruturas grandiosas como em algumas festas noturnas, por exemplo, a complexidade de um evento acadêmico pode se equiparar a eventos de outros nichos.
Isso porque outros fatores acabam sendo inclusos nessa operação como: recrutar nomes relevantes da área, buscar espaços que suportam o público esperado, buscar marcas e órgãos para serem parceiros do evento para trazer mais valor, buscar ativações de marcas que quebrem o gelo e o cansaço do aluno por assistir muitas pautas seguidas sem interação, buscar soluções para coffee break gratuito ou pago, captar brindes para sorteios e entre outros.
Nesse sentido, para tudo ficar muito claro e você evitar erros citaremos os principais pontos que te ajudarão a planejar o evento e em seguida tira-lo do papel.
Vamos lá?
Apesar de não precisar contatar fornecedores de bebidas alcoólicas e não precisar de estruturas grandiosas como em algumas festas noturnas, por exemplo, a complexidade de um evento acadêmico pode se equiparar a eventos de outros nichos.
Isso porque outros fatores acabam sendo inclusos nessa operação como: recrutar nomes relevantes da área, buscar espaços que suportam o público esperado, buscar marcas e órgãos para serem parceiros do evento para trazer mais valor, buscar ativações de marcas que quebrem o gelo e o cansaço do aluno por assistir muitas pautas seguidas sem interação, buscar soluções para coffee break gratuito ou pago, captar brindes para sorteios e entre outros.
Nesse sentido, para tudo ficar muito claro e você evitar erros citaremos os principais pontos que te ajudarão a planejar o evento e em seguida tira-lo do papel.
Vamos lá?
PONTOS IMPORTANTES para levar em conta!
PONTO 01: Defina o Objetivo do Evento
Determine o propósito do evento: é uma conferência, um workshop, um seminário, uma palestra? Qual é o público-alvo? O que vocês pretendem trabalhar no evento?
PONTO 02: Estabeleça uma Equipe Organizadora
Reúna uma equipe dedicada que possa lidar com diferentes aspectos do evento, como logística, promoção, programação, etc. Afinal, um evento não se faz com uma pessoa só.
PONTO 03: Orçamento
Determine o orçamento disponível para o evento. Isso ajudará a guiar as decisões em termos de local, convidados, marketing, etc.
PONTO 04: Escolha do Local e Data
Selecione um local adequado que possa acomodar o tamanho do evento e esteja disponível na data desejada. Reserve o local com antecedência.
PONTO 05: Elabore o Programa Inicial
Crie um programa detalhado do evento, incluindo os palestrantes que pretendem ter no evento, painéis, workshops, intervalos, etc.
PONTO 06: Contate os Palestrantes/Participantes
Esse de longe é o ponto mais complicado. Isso porque você entrará em contato com os palestrantes ou apresentadores que você deseja ter no evento para confirmar suas disponibilidades e necessidades logísticas. Muitos podem não responder, outros podem fazer pedidos que não cabem no seu orçamento. Aí cabe pensar em outros nomes e repetir o processo.
PONTO 07: Logística
Organize os detalhes logísticos, como hospedagem para palestrantes convidados (se necessário), transporte, alimentação, tecnologia (projetores, microfones, etc.), e quaisquer outras necessidades específicas do evento.
PONTO 08: Marketing e Promoção
Por se tratar de um projeto que possivelmente envolve muito dinheiro, nunca é demais verificar como o fornecedor guarda as informações dos pedidos.
Ele realiza um contrato que assegura ambos os lados? Ele entrega orçamentos em documentos? Ele tem um portfólio de produtos e serviços? Ele protege o lado do cliente caso não cumpra a entrega do serviço/produto contratado? Quais são os planos B, C e D deles caso as coisas não saiam como o previsto? Como eles resolveram problemas de antigos projetos?
Se o fornecedor por confiável e sabe o que faz, ele terá resposta documentada para tudo que você precisar.
Sabemos que o ideal não é executar projetos pensando no negativo, mas e se der algo errado? Você será respaldado? Exija contratos de prestação de serviço ou fornecimento de produtos que assegure sua entidade.
Ele realiza um contrato que assegura ambos os lados? Ele entrega orçamentos em documentos? Ele tem um portfólio de produtos e serviços? Ele protege o lado do cliente caso não cumpra a entrega do serviço/produto contratado? Quais são os planos B, C e D deles caso as coisas não saiam como o previsto? Como eles resolveram problemas de antigos projetos?
Se o fornecedor por confiável e sabe o que faz, ele terá resposta documentada para tudo que você precisar.
Sabemos que o ideal não é executar projetos pensando no negativo, mas e se der algo errado? Você será respaldado? Exija contratos de prestação de serviço ou fornecimento de produtos que assegure sua entidade.
PONTO 09: Defina a plataforma para registro de Participantes
O fornecedor pode ser muito bom de oratória e ter te convencido que ele merece estar na sua lista de fornecedores confiáveis, mas você já parou para saber como funciona o pós-venda deles?
E se eles tiverem um péssimo processo de pós-venda e desaparecerem assim que você realizar o primeiro pagamento?
E se eles não acreditam na necessidade de um acompanhamento na entrega desse serviço?
E se eles tiverem um péssimo processo de pós-venda e desaparecerem assim que você realizar o primeiro pagamento?
E se eles não acreditam na necessidade de um acompanhamento na entrega desse serviço?
PONTO 10: Preparação de Materiais e Documentos
Prepare todos os materiais necessários para o evento, como crachás, programas impressos, materiais de apresentação, certificados, etc. Lembre sempre de seguir a identidade do evento para passar o ar de organização e profissionalismo a quem participa.
PONTO 11: Gerenciamento do Dia do Evento
No dia do evento, certifique-se de que tudo esteja em ordem. Tenha uma equipe designada para lidar com quaisquer problemas de última hora e garantir que tudo corra sem problemas.
PONTO 12: Avaliação Pós-Evento
No final do evento ou após ele, é muito importante que você e sua equipe solicite um feedback dos participantes e da equipe organizadora para identificar pontos fortes e áreas de melhoria para eventos futuros. Uma forma rápida de realizar isso é criar um formulário com as principais perguntas que você gostaria de saber. Mas tente ser o mais objetivo possível, formulários extensos espantam os feedbacks. Inclusive, escolher respostas de seleção ao invés de ser respostas escritas pelo participante pode ser uma boa tática de ter mais respostas e ter o feedback do que precisa.
PONTO 13: Agradecimentos
Envie agradecimentos aos palestrantes, patrocinadores e participantes. Considere também o envio de um resumo do evento ou materiais adicionais que possam ser úteis para os participantes.
Seguindo esses passos, você estará bem encaminhado para planejar e executar um evento acadêmico bem-sucedido. Lembre-se de ser flexível e estar preparado para lidar com qualquer imprevisto que possa surgir durante o processo de planejamento e execução do evento.
Seguindo esses passos, você estará bem encaminhado para planejar e executar um evento acadêmico bem-sucedido. Lembre-se de ser flexível e estar preparado para lidar com qualquer imprevisto que possa surgir durante o processo de planejamento e execução do evento.
Recursos Financeiros
Parceiros podem fornecer financiamento ou recursos financeiros para ajudar a cobrir os custos do evento, como aluguel de espaço, equipamentos, materiais de marketing, etc. Isso é especialmente importante quando o orçamento do evento é limitado.
Expertise Complementar
Parceiros podem contribuir com sua expertise em áreas específicas relacionadas ao evento, como tecnologia, logística, marketing, entre outros. Isso pode ajudar a melhorar a qualidade e eficácia do evento.
Aumento da Visibilidade
Parcerias com organizações, empresas ou instituições reconhecidas podem aumentar a visibilidade do evento, tornando-o mais atraente para palestrantes, participantes e mídia. Isso pode ajudar a atrair um público maior e mais diversificado.
Acesso a Redes de Contatos
Parceiros geralmente têm suas próprias redes de contatos que podem ser úteis na divulgação do evento, na identificação de potenciais palestrantes ou participantes, e na criação de oportunidades de colaboração futura.
Apoio Logístico
Parceiros podem fornecer apoio logístico, como espaços de eventos, equipamentos, serviços de catering, transporte, etc., o que pode reduzir significativamente os custos e a carga de trabalho da equipe organizadora.
Credibilidade e Legitimidade
O envolvimento de parceiros respeitáveis e reconhecidos pode aumentar a credibilidade e a legitimidade do evento, conferindo-lhe uma reputação positiva perante o público-alvo e a comunidade acadêmica.
Sustentabilidade
Ao compartilhar recursos e responsabilidades com parceiros, é possível tornar o evento mais sustentável e viável a longo prazo, garantindo sua continuidade e sucesso em futuras edições
Em resumo, conseguir parcerias para eventos acadêmicos não apenas pode ajudar a reduzir custos e aumentar a visibilidade, mas também pode enriquecer o conteúdo, expandir as redes de contatos e garantir a sustentabilidade e o sucesso do evento a longo prazo.
ETAPA 01: Identifique Potenciais Parceiros
Faça uma lista de organizações, empresas ou instituições que possam se beneficiar ao se associarem ao seu evento acadêmico e que também beneficiaria seu evento. Isso pode incluir empresas locais, instituições de ensino, organizações sem fins lucrativos, empresas relacionadas ao setor do evento, entre outros.
ETAPA 02: Elabore o Mídia Kit
Desenvolva um mídia kit que contenha informações relevantes sobre o seu evento. Inclua detalhes como a visão geral do evento, público-alvo, temas abordados, programação, tamanho esperado do público, cobertura de mídia esperada, benefícios da parceria e opções de patrocínio.
ETAPA 03: Destaque Benefícios da Parceria
No mídia kit, destaque claramente os benefícios que os potenciais parceiros receberão ao se associarem ao seu evento. Isso pode incluir exposição da marca, oportunidades de networking, acesso direto ao público-alvo, presença na mídia, entre outros.
ETAPA 04: Personalize as Abordagens
Ao entrar em contato com potenciais parceiros, personalize suas abordagens de acordo com os interesses e objetivos de cada organização. Demonstre como a parceria pode ser mutuamente benéfica e como seus objetivos estão alinhados.
ETAPA 05: Envio do Mídia Kit
Envie o mídia kit para os potenciais parceiros, seja por e-mail ou correio. Certifique-se de incluir uma carta de apresentação personalizada explicando por que você acredita que a parceria seria valiosa e como eles podem se envolver.
ETAPA 06: Acompanhamento
Faça um acompanhamento após o envio do mídia kit para garantir que eles tenham recebido e revisado as informações. Esteja aberto para responder a quaisquer perguntas ou fornecer mais detalhes, se necessário.
ETAPA 07: Negociação e Fechamento da Parceria
Uma vez que um potencial parceiro tenha mostrado interesse, esteja preparado para negociar os termos da parceria. Isso pode incluir detalhes como níveis de patrocínio, benefícios específicos oferecidos em troca do apoio, e quaisquer outras condições relevantes.
ETAPA 08: Documentação da Parceria
Após concordar com os termos da parceria, certifique-se de documentar tudo em um contrato ou acordo formal para garantir clareza e transparência para ambas as partes.
E em tese não está totalmente errado. Se o planejamento de marketing e o evento estiver redondinho, as vendas vem naturalmente. Mas se um dos dois não estiver redondo, o esforço é bem maior.
Para isso ser evitado, o evento precisa naturalmente ser atrativo para que o marketing funcione. Seja em questões de tema, palestrantes, marcas envolvidas, dinâmicas e claro diferenciais.
Vivendo em 2024, é humanamente impossível um evento arrebentar em vendas se não tiver atrativos e diferenciais. Isso porque todo dia acontecem milhares de eventos pelo mundo e consequentemente esse milhares de eventos são milhares de oportunidades de participação.
Dependendo do formato dos eventos analisados, não existem mais barreiras físicas e muitas vezes nem barreiras linguísticas para impedir a concorrência de participação desses eventos.
Isso cria um cenário muito mais competitivo do que dez anos atrás, por exemplo.
Vivendo em 2024, é humanamente impossível um evento arrebentar em vendas se não tiver atrativos e diferenciais. Isso porque todo dia acontecem milhares de eventos pelo mundo e consequentemente esse milhares de eventos são milhares de oportunidades de participação.
Dependendo do formato dos eventos analisados, não existem mais barreiras físicas e muitas vezes nem barreiras linguísticas para impedir a concorrência de participação desses eventos.
Isso cria um cenário muito mais competitivo do que dez anos atrás, por exemplo.
Agora com a Cheers você pode emitir certificados de horas com base nos participantes que compraram o ingresso do seu evento e tiveram a leitura do ingresso pela própria plataforma.
Além de já possuir templates prontos de certificado, você também pode enviar os certificados diretamente para o email do participante sem precisar baixar em seu computador. Surreal, não?
Para saber um pouco melhor sobre nossos certificados clique no botão abaixo!
.