E-book l Como criar a grade de conteúdos ideal para seu evento acadêmico

Como montar a grade de conteúdos ideal para seu evento acadêmico!

Aprenda as dicas essenciais para montar a grade de conteúdos do seu evento acadêmico.

Planejar e executar eventos acadêmicos pode parecer fácil na hora de falar, mas na prática é um tanto quanto complexo!

Diferente de eventos de atlética, esses eventos possuem outros fatores mais difíceis do que, por exemplo, organizar o open da festa.

Em eventos acadêmicos, as atenções na organização se voltam a parceiros, palestrantes e grades de conteúdo. Por se tratar de fatores que lidam diretamente com muitas pessoas e tudo isso envolve comunicação e relacionamento, a complexidade aparece.

Complexidade essa que tem solução. É justamente isso que iremos tratar nesse ebook.

Continue a leitura e descubra os macetes para produzir uma grade de conteúdos atrativa!

1. O que é um evento acadêmico?

Antes de irmos direto ao ponto, você sabe o que é um evento acadêmico?

Dependendo de sua vivência, pode ser que os conceitos sejam diferentes. Então vamos alinhar um conceito para que não haja confusão.

Para esse material vamos levar em conta evento acadêmico como um evento com o propósito de promover a troca de conhecimento, apresentar pesquisas, discutir ideias e fortalecer a comunidade acadêmica. Esses eventos podem assumir diversas formas, como conferências, seminários, simpósios, workshops, congressos, colóquios, entre outros.

Normalmente, os eventos acadêmicos reúnem estudantes, pesquisadores, professores e profissionais de determinada área do conhecimento para compartilhar descobertas, apresentar trabalhos científicos, debater temas relevantes e colaborar em projetos de pesquisa. Eles desempenham um papel fundamental no avanço do conhecimento em uma determinada disciplina, além de oferecer oportunidades para networking, colaboração e desenvolvimento profissional.

2. Formatos de eventos acadêmicos

Como já demos um spoiler no tópico anterior, existem diversos tipos de eventos acadêmicos. Cada um tem seus objetivos específicos e formatos distintos. Alguns dos tipos mais comuns incluem:

1. Conferências

Grandes reuniões de acadêmicos, pesquisadores e profissionais de uma determinada área para apresentar e discutir pesquisas recentes, tendências e desenvolvimentos na área.

2. Seminários

Eventos mais focados e interativos, nos quais especialistas apresentam trabalhos em andamento ou discussões sobre tópicos específicos, seguidos de debates e sessões de perguntas e respostas.

3. Simpósios

Similar às conferências, mas com um foco mais específico em uma subárea de conhecimento. Os simpósios geralmente são menores e mais direcionados do que as conferências, permitindo uma discussão mais aprofundada sobre um tema específico.

4. Workshops

Eventos práticos nos quais os participantes têm a oportunidade de adquirir habilidades específicas, como técnicas de pesquisa, métodos de análise de dados ou práticas laboratoriais.

5. Congressos

Reuniões de acadêmicos e profissionais de uma determinada disciplina para discutir uma ampla gama de tópicos relacionados à área, geralmente em um formato mais formal e com várias sessões paralelas.

6. Colóquios

Eventos informais nos quais os participantes podem apresentar trabalhos em andamento, ideias preliminares ou discutir questões teóricas de uma forma mais casual e aberta.

7. Encontros científicos

Geralmente focados em uma área específica da ciência, esses eventos reúnem pesquisadores para apresentar e discutir descobertas recentes, tendências e desafios na área.

Esses são apenas alguns exemplos de tipos de eventos acadêmicos, e muitas vezes há sobreposição entre eles. O formato e a estrutura específicos de cada evento podem variar dependendo do campo de estudo, dos objetivos do evento e das preferências dos organizadores.

3. O que é uma grade de conteúdos?

Uma grade de conteúdo de eventos, também conhecida como programa ou agenda, é um cronograma detalhado que lista todas as atividades planejadas para um evento específico, como uma conferência, seminário, congresso ou qualquer outro tipo de encontro acadêmico. Essa grade de conteúdo geralmente inclui informações como:

1. Horários

Os horários em que cada atividade acontecerá, incluindo o início e o fim de cada sessão.

2. Descrição das atividades

Uma breve descrição de cada atividade planejada, como apresentações de palestras, mesas-redondas, workshops, painéis de discussão, sessões de pôsteres, entre outros.

3. Palestrantes e participantes

Informações sobre os palestrantes, moderadores e participantes de cada atividade, incluindo seus nomes, afiliações institucionais e breve biografia

4. Tópicos abordados

Uma visão geral dos tópicos que serão discutidos em cada sessão ou apresentação.

5. Localização

Os locais onde cada atividade acontecerá, incluindo salas de conferência, auditórios, salas de workshop, etc. Muitas vezes, é fornecido um mapa do local para facilitar a navegação.

6. Intervalos e refeições

Horários designados para intervalos, refeições e momentos de networking, quando os participantes podem interagir entre si e explorar exposições ou áreas de pôsteres.

7. Eventos sociais

Se houver eventos sociais, como coquetéis de recepção, jantares de gal0a, passeios culturais ou atividades de lazer, eles também são incluídos na grade de conteúdo.

A grade de conteúdo é uma ferramenta essencial para os participantes do evento, pois fornece uma visão geral clara de todas as atividades programadas e ajuda a planejar a participação em sessões específicas de acordo com seus interesses e objetivos. Além disso, os organizadores do evento podem usar a grade de conteúdo para garantir que o programa seja executado de maneira eficiente e sem conflitos de horários.

4. O que levar em consideração na hora de montar grades de conteúdo?

Ao montar grades de conteúdo para eventos acadêmicos, é importante considerar diversos aspectos para garantir que o programa seja relevante, atrativo e eficaz para os participantes. Aqui estão algumas considerações importantes:

1. Objetivos do evento

Entender claramente os objetivos do evento é fundamental para garantir que o conteúdo planejado esteja alinhado com esses objetivos. Por exemplo, se o objetivo é promover a discussão sobre uma área específica de pesquisa, as sessões devem ser projetadas para facilitar esse tipo de interação.

2. Público-alvo

Conhecer o público-alvo do evento é essencial para adaptar o conteúdo às suas necessidades e interesses. Por exemplo, um evento voltado para estudantes de graduação pode ter um foco diferente de um evento voltado para profissionais experientes.

3. Variedade de tópicos

Oferecer uma variedade de tópicos e formatos de sessão pode ajudar a atrair um público mais diversificado e a atender às diferentes necessidades e interesses dos participantes. Isso pode incluir sessões técnicas, palestras magistrais, mesas-redondas, workshops práticos, entre outros.

4. Equilíbrio entre teoria e prática

É importante encontrar um equilíbrio entre apresentações teóricas e atividades práticas para proporcionar uma experiência completa aos participantes. Isso pode incluir sessões de discussão teórica seguidas por workshops práticos ou estudos de caso.

5. Palestrantes e especialistas

Selecionar palestrantes e especialistas reconhecidos na área do evento é crucial para garantir a qualidade do conteúdo apresentado. Busque por profissionais renomados, pesquisadores experientes e líderes de opinião que possam contribuir de forma significativa para o programa.

6. Diversidade e inclusão

Garantir a representatividade e a diversidade de vozes é fundamental para promover um ambiente inclusivo e enriquecedor. Procure incluir palestrantes de diferentes origens, gêneros, etnias e perspectivas para oferecer uma variedade de pontos de vista e experiências.

7. Espaço para networking e interação

Reserve tempo e espaço adequados para intervalos, coffee breaks e atividades sociais que permitam aos participantes interagir, trocar ideias e estabelecer conexões profissionais.

8. Feedback dos participantes

Após o evento, colete feedback dos participantes para avaliar o sucesso do programa e identificar áreas de melhoria para futuras edições. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, questionários ou grupos focais.

Ao considerar esses aspectos ao montar grades de conteúdo para eventos acadêmicos, os organizadores podem criar programas que sejam educacionais, envolventes e relevantes para o público-alvo, proporcionando uma experiência valiosa e significativa para todos os participantes.

5. Como escolher os temas para compor a grade?

Escolher os temas para compor a grade de conteúdos de um evento acadêmico é uma etapa crucial no planejamento, pois influencia diretamente o interesse e a relevância do programa para os participantes. Para isso separamos algumas etapas que vão te ajudar nesse processo de escolha:

1. Defina os objetivos do evento

Antes de escolher os temas, é importante ter uma compreensão clara dos objetivos do seu evento. Pergunte a si mesmo: qual é o propósito principal do evento? Que tipo de conhecimento, discussão ou colaboração queremos promover?

2. Conheça seu público-alvo

Entenda quem serão os participantes do evento. Quais são seus interesses, necessidades e áreas de expertise? Leve em consideração o perfil dos participantes ao selecionar os temas para garantir que sejam relevantes e atrativos para eles;

3. Identifique tendências e desafios atuais

Pesquise sobre as tendências emergentes e os desafios atuais dentro da área temática do seu evento. Isso pode envolver revisão de literatura, consulta a especialistas, análise de notícias e relatórios setoriais para identificar os temas mais relevantes e oportunos;

4. Considere a diversidade de temas

Procure incluir uma variedade de temas que abranjam diferentes aspectos da área de interesse do seu evento. Isso pode incluir tópicos fundamentais, avanços recentes, áreas de debate, desafios emergentes, entre outros;

5. Equilibre entre o amplo e o específico

Ofereça uma mistura de temas amplos e específicos para atender às diversas necessidades e interesses dos participantes. Enquanto os temas amplos fornecem uma visão geral da área, os temas específicos permitem uma discussão mais aprofundada e especializada.

6. Explore temas interdisciplinares

Considere incluir temas que possam promover a interdisciplinaridade e a colaboração entre diferentes áreas de conhecimento. Isso pode estimular a troca de ideias e perspectivas inovadoras entre os participantes.

7. Priorize temas inovadores e disruptivos

Busque por temas que sejam inovadores e desafiadores, que possam inspirar novas ideias, debates provocativos e reflexões críticas. Isso ajuda a manter o interesse e a relevância do evento.

8. Solicite sugestões e feedback

Converse com membros da sua equipe organizadora, consulte potenciais participantes ou envie pesquisas para coletar sugestões e feedback sobre os temas que eles gostariam de ver no evento. Isso pode ajudar a garantir que os temas escolhidos atendam às expectativas do público.

6. Como escolher nomes para compor a grade?

Escolher nomes para compor a grade de um evento acadêmico é uma tarefa importante, pois os palestrantes e moderadores têm um impacto significativo na qualidade e no apelo do programa. Portanto, separamos pontos imprescindíveis para levar em conta na hora de escolher nomes para compor a sua grade:

1. Relevância temática

Escolha palestrantes que sejam especialistas reconhecidos nos tópicos específicos que serão abordados no evento. Eles devem ter experiência e conhecimento sólidos na área para oferecer insights valiosos aos participantes;

2. Credibilidade e reputação

Priorize palestrantes que tenham uma reputação sólida e sejam respeitados dentro da comunidade acadêmica. Isso ajuda a garantir a qualidade do conteúdo apresentado e aumenta a credibilidade do evento.

3. Diversidade de perspectivas

Busque por palestrantes que representem uma variedade de perspectivas e experiências, incluindo diferentes origens, instituições, abordagens metodológicas e pontos de vista. Isso enriquece o debate e promove a inclusão no evento;

4. Networking e conexões

Considere convidar palestrantes que tenham uma rede de contatos relevante e possam atrair outros profissionais e pesquisadores para o evento. Isso pode aumentar a visibilidade e o alcance do programa.

5. Experiência em apresentações públicas

Prefira palestrantes que tenham experiência prévia em apresentações públicas, seja em conferências, seminários ou outros eventos acadêmicos. Isso ajuda a garantir que eles tenham habilidades de comunicação eficazes e possam transmitir suas ideias de forma clara e cativante.

6. Equilíbrio entre estilos de apresentação

Tente incluir uma variedade de estilos de apresentação na grade do evento, como palestras magistrais, mesas-redondas, debates, workshops interativos, entre outros. Isso oferece aos participantes uma experiência diversificada e envolvente.

7. Avaliação de interesse

Avalie o interesse e a relevância dos potenciais palestrantes consultando a opinião de membros da comissão organizadora, colegas de trabalho, ou mesmo por meio de pesquisas de mercado ou questionários direcionados aos participantes em potencial.

8. Disponibilidade e logística

Certifique-se de verificar a disponibilidade dos palestrantes desejados e garantir que eles possam se comprometer com a data e o local do evento. Além disso, leve em consideração questões logísticas, como despesas de viagem e hospedagem.

Ao seguir essas diretrizes e considerar cuidadosamente as características e qualificações dos potenciais palestrantes, os organizadores podem compor uma grade de conteúdo que seja atrativa, relevante e enriquecedora para os participantes do evento acadêmico.

7. Como realizar o convite para as pessoas da grade?

Para realizar convite as pessoas que você e sua equipe mapearam que seriam interessante para seu evento precisa-se de uma abordagem profissional e acolhedora. Afinal, você estará lidando com pessoas que possuem sentimentos.

Nesse sentido você precisa pensar em uma mensagem que valorize e motive seu convidado a participar. Portanto, formule uma mensagem personalizada contendo:

Seu nome
O nome do evento em que está organizando
Nome de empresas que estão organizando o evento com você a depender da relevância (por exemplo, se for um evento que tem parceria com sua faculdade é uma ótima forma de mostrar a seriedade do evento)
A(s) data(s) que acontecerá o evento
O público-alvo do evento
O porquê que ele é um nome cotado para o evento (por exemplo, pelo seu currículo, relevância no mercado, por ser admirado pelo público-alvo do evento, etc)

Após a resposta do convidado nesse primeiro contato, é importante que você forneça outras informações ao decorrer da conversa como:

Os benefícios dele participar;
Informações de logística (local, hora do evento, formato do evento, o que esperam da participação dele, expectativa de público e etc);
Remuneração (caso seja um evento que tenha verba, é importante saber o valor do palestrante para a participação. Caso seja um evento que não tenha verba, é crucial que deixe claro que a participação dele não terá remuneração. Até para alinhar as expectativas. Nesse ponto é bacana sempre abordar a causa do evento para pesar na decisão do palestrante em participar ou não do evento.);
Mostrar disponibilidade para uma reunião online para tirar dúvidas;
Dar liberdade para ele ter tempo para pensar no convite (é importante colocar prazos da data limite de resposta para que você também tenha tempo hábil para convidar outras pessoas caso haja recusa do convite).

Durante essa conversa é muito importante se mostrar flexível e atencioso. Isso porque podem aparecer diferentes circunstâncias e necessidades individuais dos palestrantes e moderadores. Nesse ponto é muito importante mostrar uma flexibilidade em horário e data (caso seu evento seja mais do que um dia). Pode ser que o convidado não tenha disponibilidade naquele horário e dia planejado, mas tenha disponibilidade em outros que abarquem o período que estiver ocorrendo o evento.

Claro que talvez você precise modificar o cronograma inicial, mas pelo menos terá o palestrante desejado em seu evento.

Tive vários convites recusados e agora?

A resposta é simples: entenda o porquê e continue tentando.

Entender os motivos por trás da recusa, que podem variar desde questões de agenda até falta de alinhamento temático, é fundamental para direcionar seus esforços futuros de maneira mais eficaz. Em vez de focar na negativa inicial, use como combustível para aprimorar suas habilidades e abordagens, mantendo sempre uma atitude perseverante e proativa.

Mas antes responda uma pergunta: os seus convites foram recusados ou ignorados?

Se eles foram recusados…

Liste os motivos que você recebeu as negativas. Se a maioria deles foi por conta da data do evento você precisa entender a origem do motivo. É por conta de já existir outros eventos na data que concorrem com seu evento ou por que o convite veio muito em cima? Em casos de existirem outros eventos que concorrem com o seu, vale a pena levar a equipe organizadora do evento a possibilidade de mudar a data do evento de vocês. Afinal, isso pode evitar nas vendas do evento e no comparecimento das pessoas.

Agora se foi por conta de convite muito em cima, também vale avaliar o que aconteceu. O planejamento que está curto ou foi você que atrasou essa sua demanda? Se for questão do planejamento, vale também levar isso a equipe organizadora para ver se tem como estender o planejamento e talvez alterar a data. Se foi atraso, cabe levar a equipe organizadora a situação e pensarem em soluções juntos.

Se a maioria das negativas foi por conta do tema, vale avaliar se na hora que levantaram os nomes foi levado em consideração o currículo das pessoas e a área de atuação no mercado. Caso isso tenha sido levado em conta, revise os currículos. Caso não tenha levado em conta, faça uma nova busca de nomes levando isso em consideração.

Negativas por conta do tema pode ter outro agravante

Será que o tema escolhido não é polêmico demais? Temas que envolvem religião e política, por exemplo, podem ser bastante polêmicos e muitos se esquivam de conversas como essas para não serem cancelados na internet. Então vale revisar os temas também.

Se a maioria das negativas foi por conta da remuneração do evento, vale entender: os nomes que levantaram tem um cachê muito maior que vocês estipularam? Os nomes que vocês levantaram costumam participar de eventos Pro Bono (para o bem da sociedade como um trabalho sem remuneração)?

A depender da resposta você já tem outro guia para pensar em nomes alternativos.

Se eles foram ignorados…

Liste os motivos possíveis para terem sido ignorados.

Se você acha eles foram ignorados por conta da mensagem que você enviou, se pergunte: a linguagem que você usou foi a mais apropriada? A abordagem foi a melhor? A estrutura do texto foi apropriada? Você transpareceu confiança?

Caso a resposta seja sim para todas, levante a possibilidade: será que a pessoa está em uma semana muito corrida e nem chegou a ver sua mensagem?

Se você ficar pensativo(a) sobre essa pergunta cabe você também verificar sobre o canal que escolheu: é um canal em que a probabilidade de visualização da mensagem é alta? É um canal que a pessoa acessa com frequência? Será que a pessoa não tem um canal destinado para convites e assuntos profissionais?

Outra questão que pode verificar é quanto a contatos desconhecidos. Se a pessoa não te conhece, a importância em que ela pode dar para abrir sua mensagem pode ser baixa. Nesse sentido, visite mentalmente e nas redes sociais seu networking. Será que você não tem nenhum contato em comum que pode fazer uma ponte?

Caso tenha, não tenha medo de usar! Sua rede de relacionamento também não terá medo quando precisar de sua ajuda para realizar algo.

8. Pontos identificados, hora da ação!

Após analisar todos os pontos e entender o que prejudicou a falta de convites aceitos é hora de recalcular sua rota!

Se for questões externas que estejam prejudicando como eventos concorrentes e a equipe organizadora achar possível mudar a data, entre em contato com os palestrantes e informe a possibilidade de mudança de data. Se houver disponibilidade, informe a equipe organizadora. Caso não houver disponibilidade, informe a equipe organizadora para avaliarem se a mudança de data trará mais benefícios ou prejuízos.

Se for questões internas, avalie e pense em planos de ações que possam ajudar a solucionar o problema. Se chegar a conclusão que o ideal é pensar em outros nomes, não desista.

Continue tentando que o “sim” uma hora vem! Mas fique atento aos prazos, hein?

Gabriela Rapp

Marketing de Conteúdo

Escritora