
1. O que é um evento acadêmico?
Dependendo de sua vivência, pode ser que os conceitos sejam diferentes. Então vamos alinhar um conceito para que não haja confusão.
Para esse material vamos levar em conta evento acadêmico como um evento com o propósito de promover a troca de conhecimento, apresentar pesquisas, discutir ideias e fortalecer a comunidade acadêmica. Esses eventos podem assumir diversas formas, como conferências, seminários, simpósios, workshops, congressos, colóquios, entre outros.
Normalmente, os eventos acadêmicos reúnem estudantes, pesquisadores, professores e profissionais de determinada área do conhecimento para compartilhar descobertas, apresentar trabalhos científicos, debater temas relevantes e colaborar em projetos de pesquisa. Eles desempenham um papel fundamental no avanço do conhecimento em uma determinada disciplina, além de oferecer oportunidades para networking, colaboração e desenvolvimento profissional.
2. Formatos de eventos acadêmicos
1. Conferências
2. Seminários
3. Simpósios
4. Workshops
5. Congressos
6. Colóquios
7. Encontros científicos
Esses são apenas alguns exemplos de tipos de eventos acadêmicos, e muitas vezes há sobreposição entre eles. O formato e a estrutura específicos de cada evento podem variar dependendo do campo de estudo, dos objetivos do evento e das preferências dos organizadores.
3. O que é uma grade de conteúdos?
1. Horários
2. Descrição das atividades
3. Palestrantes e participantes
7. Eventos sociais
A grade de conteúdo é uma ferramenta essencial para os participantes do evento, pois fornece uma visão geral clara de todas as atividades programadas e ajuda a planejar a participação em sessões específicas de acordo com seus interesses e objetivos. Além disso, os organizadores do evento podem usar a grade de conteúdo para garantir que o programa seja executado de maneira eficiente e sem conflitos de horários.



4. O que levar em consideração na hora de montar grades de conteúdo?
1. Objetivos do evento
2. Público-alvo
3. Variedade de tópicos
4. Equilíbrio entre teoria e prática
5. Palestrantes e especialistas
6. Diversidade e inclusão
7. Espaço para networking e interação
8. Feedback dos participantes
Ao considerar esses aspectos ao montar grades de conteúdo para eventos acadêmicos, os organizadores podem criar programas que sejam educacionais, envolventes e relevantes para o público-alvo, proporcionando uma experiência valiosa e significativa para todos os participantes.

Entenda quem serão os participantes do evento. Quais são seus interesses, necessidades e áreas de expertise? Leve em consideração o perfil dos participantes ao selecionar os temas para garantir que sejam relevantes e atrativos para eles;
3. Identifique tendências e desafios atuais
Pesquise sobre as tendências emergentes e os desafios atuais dentro da área temática do seu evento. Isso pode envolver revisão de literatura, consulta a especialistas, análise de notícias e relatórios setoriais para identificar os temas mais relevantes e oportunos;
4. Considere a diversidade de temas
Procure incluir uma variedade de temas que abranjam diferentes aspectos da área de interesse do seu evento. Isso pode incluir tópicos fundamentais, avanços recentes, áreas de debate, desafios emergentes, entre outros;
5. Equilibre entre o amplo e o específico
Ofereça uma mistura de temas amplos e específicos para atender às diversas necessidades e interesses dos participantes. Enquanto os temas amplos fornecem uma visão geral da área, os temas específicos permitem uma discussão mais aprofundada e especializada.
6. Explore temas interdisciplinares
Considere incluir temas que possam promover a interdisciplinaridade e a colaboração entre diferentes áreas de conhecimento. Isso pode estimular a troca de ideias e perspectivas inovadoras entre os participantes.
7. Priorize temas inovadores e disruptivos
Busque por temas que sejam inovadores e desafiadores, que possam inspirar novas ideias, debates provocativos e reflexões críticas. Isso ajuda a manter o interesse e a relevância do evento.
8. Solicite sugestões e feedback
Converse com membros da sua equipe organizadora, consulte potenciais participantes ou envie pesquisas para coletar sugestões e feedback sobre os temas que eles gostariam de ver no evento. Isso pode ajudar a garantir que os temas escolhidos atendam às expectativas do público.

Priorize palestrantes que tenham uma reputação sólida e sejam respeitados dentro da comunidade acadêmica. Isso ajuda a garantir a qualidade do conteúdo apresentado e aumenta a credibilidade do evento.
3. Diversidade de perspectivas
Busque por palestrantes que representem uma variedade de perspectivas e experiências, incluindo diferentes origens, instituições, abordagens metodológicas e pontos de vista. Isso enriquece o debate e promove a inclusão no evento;
4. Networking e conexões
Considere convidar palestrantes que tenham uma rede de contatos relevante e possam atrair outros profissionais e pesquisadores para o evento. Isso pode aumentar a visibilidade e o alcance do programa.
5. Experiência em apresentações públicas
Prefira palestrantes que tenham experiência prévia em apresentações públicas, seja em conferências, seminários ou outros eventos acadêmicos. Isso ajuda a garantir que eles tenham habilidades de comunicação eficazes e possam transmitir suas ideias de forma clara e cativante.
6. Equilíbrio entre estilos de apresentação
Tente incluir uma variedade de estilos de apresentação na grade do evento, como palestras magistrais, mesas-redondas, debates, workshops interativos, entre outros. Isso oferece aos participantes uma experiência diversificada e envolvente.
7. Avaliação de interesse
Avalie o interesse e a relevância dos potenciais palestrantes consultando a opinião de membros da comissão organizadora, colegas de trabalho, ou mesmo por meio de pesquisas de mercado ou questionários direcionados aos participantes em potencial.
8. Disponibilidade e logística
Certifique-se de verificar a disponibilidade dos palestrantes desejados e garantir que eles possam se comprometer com a data e o local do evento. Além disso, leve em consideração questões logísticas, como despesas de viagem e hospedagem.
Ao seguir essas diretrizes e considerar cuidadosamente as características e qualificações dos potenciais palestrantes, os organizadores podem compor uma grade de conteúdo que seja atrativa, relevante e enriquecedora para os participantes do evento acadêmico.

- Seu nome
- O nome do evento em que está organizando
- Nome de empresas que estão organizando o evento com você a depender da relevância (por exemplo, se for um evento que tem parceria com sua faculdade é uma ótima forma de mostrar a seriedade do evento)
- A(s) data(s) que acontecerá o evento
- O público-alvo do evento
- O porquê que ele é um nome cotado para o evento (por exemplo, pelo seu currículo, relevância no mercado, por ser admirado pelo público-alvo do evento, etc)
- Os benefícios dele participar;
- Informações de logística (local, hora do evento, formato do evento, o que esperam da participação dele, expectativa de público e etc);
- Remuneração (caso seja um evento que tenha verba, é importante saber o valor do palestrante para a participação. Caso seja um evento que não tenha verba, é crucial que deixe claro que a participação dele não terá remuneração. Até para alinhar as expectativas. Nesse ponto é bacana sempre abordar a causa do evento para pesar na decisão do palestrante em participar ou não do evento.);
- Mostrar disponibilidade para uma reunião online para tirar dúvidas;
- Dar liberdade para ele ter tempo para pensar no convite (é importante colocar prazos da data limite de resposta para que você também tenha tempo hábil para convidar outras pessoas caso haja recusa do convite).
Durante essa conversa é muito importante se mostrar flexível e atencioso. Isso porque podem aparecer diferentes circunstâncias e necessidades individuais dos palestrantes e moderadores. Nesse ponto é muito importante mostrar uma flexibilidade em horário e data (caso seu evento seja mais do que um dia). Pode ser que o convidado não tenha disponibilidade naquele horário e dia planejado, mas tenha disponibilidade em outros que abarquem o período que estiver ocorrendo o evento.
Claro que talvez você precise modificar o cronograma inicial, mas pelo menos terá o palestrante desejado em seu evento.

Se eles foram recusados…
Liste os motivos que você recebeu as negativas. Se a maioria deles foi por conta da data do evento você precisa entender a origem do motivo. É por conta de já existir outros eventos na data que concorrem com seu evento ou por que o convite veio muito em cima? Em casos de existirem outros eventos que concorrem com o seu, vale a pena levar a equipe organizadora do evento a possibilidade de mudar a data do evento de vocês. Afinal, isso pode evitar nas vendas do evento e no comparecimento das pessoas.
Agora se foi por conta de convite muito em cima, também vale avaliar o que aconteceu. O planejamento que está curto ou foi você que atrasou essa sua demanda? Se for questão do planejamento, vale também levar isso a equipe organizadora para ver se tem como estender o planejamento e talvez alterar a data. Se foi atraso, cabe levar a equipe organizadora a situação e pensarem em soluções juntos.
Se a maioria das negativas foi por conta do tema, vale avaliar se na hora que levantaram os nomes foi levado em consideração o currículo das pessoas e a área de atuação no mercado. Caso isso tenha sido levado em conta, revise os currículos. Caso não tenha levado em conta, faça uma nova busca de nomes levando isso em consideração.
Negativas por conta do tema pode ter outro agravante
Será que o tema escolhido não é polêmico demais? Temas que envolvem religião e política, por exemplo, podem ser bastante polêmicos e muitos se esquivam de conversas como essas para não serem cancelados na internet. Então vale revisar os temas também.
Se a maioria das negativas foi por conta da remuneração do evento, vale entender: os nomes que levantaram tem um cachê muito maior que vocês estipularam? Os nomes que vocês levantaram costumam participar de eventos Pro Bono (para o bem da sociedade como um trabalho sem remuneração)?
A depender da resposta você já tem outro guia para pensar em nomes alternativos.



Se eles foram ignorados…
Liste os motivos possíveis para terem sido ignorados.
Se você acha eles foram ignorados por conta da mensagem que você enviou, se pergunte: a linguagem que você usou foi a mais apropriada? A abordagem foi a melhor? A estrutura do texto foi apropriada? Você transpareceu confiança?
Caso a resposta seja sim para todas, levante a possibilidade: será que a pessoa está em uma semana muito corrida e nem chegou a ver sua mensagem?
Se você ficar pensativo(a) sobre essa pergunta cabe você também verificar sobre o canal que escolheu: é um canal em que a probabilidade de visualização da mensagem é alta? É um canal que a pessoa acessa com frequência? Será que a pessoa não tem um canal destinado para convites e assuntos profissionais?
Outra questão que pode verificar é quanto a contatos desconhecidos. Se a pessoa não te conhece, a importância em que ela pode dar para abrir sua mensagem pode ser baixa. Nesse sentido, visite mentalmente e nas redes sociais seu networking. Será que você não tem nenhum contato em comum que pode fazer uma ponte?
Caso tenha, não tenha medo de usar! Sua rede de relacionamento também não terá medo quando precisar de sua ajuda para realizar algo.

Continue tentando que o “sim” uma hora vem! Mas fique atento aos prazos, hein?