Descubra como ter uma prestação de contas eficaz para sua entidade 

Tenha um financeiro organizado com este guia completo! 
Mexer com atlética e entidades acadêmicas em geral pode ser legal na maior parte do tempo, porém sempre tem algumas funções que sempre damos um jeito de procrastinar ou passar para outra pessoa.

Por coincidência ou não, a maioria das procrastinações são referentes a tarefas mais burocráticas que envolvem a área administrativa e/ou financeira das entidades. Para ilustrar melhor, podemos citar a atividade de prestação de contas, por exemplo.  

É uma atividade que requer muita atenção aos detalhes, muita descrição, organização e muita das vezes explicações a questionamentos de entradas e saídas de dinheiro não compreendidas.

Apesar de ser uma atividade exaustiva em alguns momentos, ela é necessária. Tanto que ela ocorre em vários âmbitos, não é só no mundo acadêmico, como: em mandatos políticos, em administração de bens de herança, administração dos bens de um incapaz, entre outros.

Prestar contas é tão importante que no Brasil temos um tribunal responsável por fiscalizar a parte contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial dos órgãos e entidades públicas do país quanto à legalidade, legitimidade e economicidade: o TCU (Tribunal de Contas da União).

Devido a importância desse tema para a entidade em que pertence e para a sua vida em geral, criamos esse material para te situar melhor em uma das partes do mundo financeiro.

Bora lá?

O que é prestação de contas?

De acordo com a definição dada pelo Flash App: “A prestação de contas é, em essência, um relatório abrangente que detalha cada transação financeira da empresa, englobando tanto as receitas quanto as despesas. Este documento é o alicerce sobre o qual se constrói a transparência operacional, um valor inestimável para instituições que colocam a clareza de suas operações em primeiro plano.”

É importante que dentro desse relatório haja uma descrição minuciosa de todas as entradas e saídas.

Qual a importância de sua entidade prestar contas?

A prestação de contas é fundamental por várias razões:
Transparência

Demonstra abertura e franqueza sobre as atividades e operações da entidade, construindo confiança com as partes interessadas, sejam elas clientes, investidores, doadores, membros da comunidade ou autoridades reguladoras.

Responsabilidade

Ajuda a garantir que a entidade seja responsável por suas ações e use os recursos de forma eficaz e ética.

Confiança

A prestação de contas promove a confiança entre a entidade e suas partes interessadas, pois mostra que a organização está comprometida em cumprir suas obrigações e alcançar seus objetivos de forma ética e responsável.

Tomada de decisão informada

Fornece informações essenciais para que as partes interessadas possam avaliar o desempenho da entidade e tomar decisões informadas, seja sobre investir nela, apoiá-la ou participar de suas atividades.

Melhoria contínua

Ao relatar os resultados e as práticas de gestão, a entidade pode identificar áreas de melhoria e implementar mudanças para aumentar sua eficiência, eficácia e impacto.

Tipos de prestação de contas

Existem vários tipos de prestação de contas, dependendo do contexto e das partes interessadas envolvidas. Alguns dos tipos mais comuns incluem: 

1. Prestação de contas financeira: Envolve relatórios sobre o uso e a gestão dos recursos financeiros da entidade, incluindo demonstrações financeiras, balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e fluxos de caixa. Esse tipo de prestação de contas é comum em empresas, organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais.
2. Prestação de contas operacional: Relata as atividades e operações da entidade, incluindo o desempenho de programas, projetos e iniciativas. Esse tipo de prestação de contas geralmente é importante para organizações sem fins lucrativos, agências governamentais e projetos de desenvolvimento.
3. Prestação de contas de conformidade: Envolve relatar o cumprimento de leis, regulamentos, políticas e padrões éticos. Isso pode incluir conformidade com normas contábeis, regulamentos ambientais, leis trabalhistas, entre outros.
4. Prestação de contas social e ambiental: Relata o impacto social e ambiental das atividades da entidade, incluindo questões como responsabilidade social corporativa, práticas de sustentabilidade, diversidade e inclusão, entre outros.
5. Prestação de contas para partes interessadas específicas: Às vezes, uma entidade precisa prestar contas a partes interessadas específicas, como acionistas, doadores, membros da comunidade local, órgãos reguladores, entre outros. Nesses casos, a prestação de contas pode ser adaptada para atender às necessidades e expectativas dessas partes interessadas específicas.

Cada tipo de prestação de contas tem seu próprio conjunto de requisitos, práticas e ferramentas específicas, mas todos têm o objetivo comum de promover transparência, responsabilidade e confiança nas operações e atividades da entidade.

Como prestar contas?

Levando em consideração as prestação de contas financeira, ensinaremos agora os passos necessários para transmitir a transparência necessária aos membros, associados e/ou parceiros.

ETAPA 01: Defina a data referente a prestação de contas

Defina a data referente a prestação de contas: antes de colocar a mão na massa, defina com a gestão de qual período será a prestação de contas que realizará. Vai ser do ano anterior, dos últimos seis meses ou do mês?

ETAPA 02: Organize todos os comprovantes de entradas

Em plena era que as entidades acadêmicas se comunicam na maior parte do tempo pelo whatsapp, é provável que os comprovantes de transferências referente a pagamentos de treino, produtos, planos de sócios, repasse do valor de vendas de comissários em eventos estejam espalhados em grupos. Nesse sentido, baixe todos os comprovantes referente a período analisado e suba para pastas em um drive já utilizado pela entidade para outras coisas como: google drive, onedrive ou dropbox. A dica aqui é criar pastas referentes a cada categoria de recebimento como: pastas com o nome de cada modalidade que é paga, produtos, nome de eventos e dentro dela os nomes dos comissários, entre outros.

ETAPA 03: Organize todos os comprovantes de saídas

Depois de separar as entradas é preciso separar as saídas do período analisado. Você repetirá o mesmo processo, baixe todos os comprovantes que enviou para os fornecedores ou entre no banco e baixe de sua própria conta. Após todos os comprovantes baixados, crie pastas de categorias no drive que sua entidade adotou como uso.

ETAPA 04: Crie uma planilha para colocar todos esses dados

Depois de separar os comprovantes é a hora de transformar essas informações em algo mais palpável através de planilhas. É importante registrar o maior número de informações possíveis como dia do recebimento ou pagamento, categoria do pagamento, se é entrada ou saída, nome do dono da conta das transferências (seja para quem recebeu ou pagou), descrição do pagamento, valor. Se planilhas não for sua praia, você pode fazer todo esse processo na parte de fluxo de caixa da Cheers (entre em sua página >>> no menu lateral clique em financeiro >>> fluxo de caixa). O melhor de tudo é que você pode baixar as informações da plataforma em planilha depois!

ETAPA 04: Crie uma planilha para colocar todos esses dados

Depois de separar os comprovantes é a hora de transformar essas informações em algo mais palpável através de planilhas. É importante registrar o maior número de informações possíveis como dia do recebimento ou pagamento, categoria do pagamento, se é entrada ou saída, nome do dono da conta das transferências (seja para quem recebeu ou pagou), descrição do pagamento, valor. Se planilhas não for sua praia, você pode fazer todo esse processo na parte de fluxo de caixa da Cheers (entre em sua página >>> no menu lateral clique em financeiro >>> fluxo de caixa). O melhor de tudo é que você pode baixar as informações da plataforma em planilha depois!

Quais problemas minha entidade pode passar se não prestar contas?

Se uma associação sem fins lucrativos não prestar contas de suas atividades, finanças e operações, ela pode enfrentar uma série de problemas, incluindo:

1. Falta de Confiança e Credibilidade: A falta de transparência e prestação de contas pode levar os membros, doadores e outras partes interessadas a questionarem a credibilidade da associação. Isso pode resultar na perda de confiança e no afastamento de apoio financeiro e participação.
2. Possíveis Sanções Legais: Em muitas jurisdições, as organizações sem fins lucrativos são obrigadas por lei a prestar contas sobre suas finanças e atividades. A falta de conformidade com essas regulamentações pode resultar em multas, penalidades ou até mesmo na revogação do status sem fins lucrativos.
3. Reputação Danificada: A falta de prestação de contas pode levar a uma má reputação para a associação. Isso pode afetar negativamente sua capacidade de recrutar membros, angariar fundos, estabelecer parcerias e obter apoio da comunidade.
4. Gestão Ineficaz: Sem prestação de contas, pode ser difícil para a liderança da associação avaliar o desempenho e eficácia de suas atividades e tomar decisões informadas para melhorar e desenvolver a organização.
5. Riscos de Fraude e Má Gestão Financeira: A falta de transparência nas finanças pode criar oportunidades para práticas fraudulentas ou má gestão financeira. Isso pode resultar em perda de fundos, investigações legais e danos irreparáveis à reputação da associação.

Em resumo, a prestação de contas é crucial para a sustentabilidade e o sucesso de uma associação sem fins lucrativos. Sem ela, a organização enfrenta uma série de desafios que podem comprometer sua missão e sua capacidade de servir à comunidade de forma eficaz.

ETAPA 05: Marque uma reunião para prestação das contas

é fundamental que realize uma reunião para tirar todas as dúvidas. Não envie só pelo whatsapp nos grupos, pode criar problemas de entendimento e possíveis desconfianças.

ETAPA 04: Revise sua planilha

Por se tratar de muitas informações, revise tudo após preencher todos dados para não passar nenhum erro.


Tour pela parte Financeira da Cheers

ETAPA 06: Libere acesso de visualização ao fluxo de caixa

Alinhe com sua gestão as pessoas que podem ter acesso direito as informações sensíveis financeiras e libere acesso de visualização da planilha para terem acesso quando puderem. Entretanto, é crucial alinhar que essas informações não podem ser vazadas externamente.

Quais benefícios minha entidade tem ao prestar contas?

Prestar contas traz consigo dois benefícios essenciais, são eles:

1. Adesão a responsabilidades éticas: ao apresentar informações sobre suas atividades financeiras e operacionais, as organizações asseguram o cumprimento de suas responsabilidades éticas.
2. Fortalecimento da imagem e reputação da instituição: Ao realizar a prestação de contas, a entidade comunica sinceridade, integridade e responsabilidade, o que contribui para aprimorar sua imagem e reputação. Com uma reputação sólida, é mais provável atrair clientes e parceiros.


Afinal, qual a importância de um CNPJ para essa prestação de contas?

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é essencial para a prestação de contas de uma associação sem fins lucrativos por diversas razões:

Identificação Legal

O CNPJ é um registro oficial emitido pela Receita Federal que identifica legalmente a associação sem fins lucrativos como uma entidade jurídica. Isso é fundamental para realizar transações financeiras, assinar contratos, abrir contas bancárias e realizar outras operações necessárias para o funcionamento da organização.

Reconhecimento de Isenção Tributária

A obtenção de um CNPJ permite que a associação sem fins lucrativos solicite o reconhecimento de isenção tributária junto à Receita Federal, o que pode isentá-la de determinados impostos, como o Imposto de Renda sobre seus rendimentos.

Transparência Financeira

O CNPJ facilita a prestação de contas financeiras, uma vez que é por meio desse registro que a associação pode abrir uma conta bancária em nome da entidade, receber doações, emitir recibos e comprovantes de doações, entre outras transações financeiras.

Acesso a Recursos e Parcerias 

Muitas vezes, para receber recursos financeiros de órgãos governamentais, empresas privadas, fundações ou outras organizações, é necessário possuir um CNPJ registrado. Além disso, muitas instituições sócio-beneficentes só fazem parcerias com organizações que possuam um CNPJ regularizado.

Transparência e Prestação de Contas:

O CNPJ é uma forma de garantir a transparência e a prestação de contas da associação sem fins lucrativos, pois fornece um registro oficial que pode ser verificado publicamente, permitindo que membros, doadores e outras partes interessadas confirmem a legitimidade da organização.

Em resumo, o CNPJ é fundamental para a legalidade, transparência e prestação de contas de uma associação sem fins lucrativos, facilitando o seu funcionamento e sua capacidade de cumprir sua missão de forma eficaz.

Ações que podem facilitar sua prestação de contas:

1. Atualizar semanalmente a planilha de fluxo de caixa: se todo final da semana você e sua equipe atualizarem as entradas e saídas da semana, você terá menos trabalho a fazer quando precisar apresentar novamente a prestação de contas a membros e/ou associados.

2. Implementar Políticas e Procedimentos Transparentes: Estabeleça políticas e procedimentos claros e transparentes para todas as operações da associação que envolva o financeiro. Certifique-se de comunicar essas políticas e procedimentos a todos os envolvidos.
3.    Realizar a maioria de sua transações através de plataformas online: e se ao invés de você juntar milhões de comprovantes, você pudesse resumir a um? Isso pode acontecer quando você utiliza uma plataforma de vendas como sua aliada. Por exemplo, se você estimular as vendas de seu evento para serem a maioria (ou totalmente) online, você terá menos dinheiro para cobrar de repasse seus comissários. Se você estimular a venda de seus produtos 100% online, você só precisará baixar um comprovante de todo valor que recebeu. Sem falar que você evita erros no pedido de produtos por esquecer de pedir alguma peça ou errar na hora de escrever a personalização. Se você estimular a venda de planos 100% online, você já terá dinheiro antecipado para arcar com os custos esportivos e também precisará de apenas um comprovante referente a cada plano sacado.

4. Realizar Assembleias Gerais e Reuniões Abertas: Organize assembleias gerais regulares e reuniões abertas onde os membros e outras partes interessadas possam receber atualizações sobre as atividades da associação, fazer perguntas e fornecer feedback.

5. Oferecer Transparência Online: Disponibilize informações relevantes, como relatórios financeiros, estatutos, atas de reuniões e políticas organizacionais, em um drive para dar acesso as pessoas que a gestão permitir.

Esse foi nosso material sobre prestação de contas.

Esperamos que ajude a sua entidade a alcançar novos voos!

Gabriela Rapp
Gabriela Rapp

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